En général, l'acheteur apprécie séparément les candidatures et les offres.
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Pour la candidature, l'acheteur évalue les capacités professionnelles, techniques et financières du soumissionnaire. S'il a fixé des niveaux minimaux de capacités, il élimine les candidatures qui ne les atteignent pas.
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Pour l'offre, l'acheteur choisi la plus avantageuse économiquement.
Critères de choix
L'acheteur peut se fonder sur un seul critère ou plusieurs critères
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Critères multiples
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Critère unique
En plus du critère économique, l'acheteur peut prévoir plusieurs critères qualitatifs, environnementaux ou sociaux. Il s'agit par exemple des critères suivants :
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Prix (ou coût) : critère obligatoire
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Qualité : valeur technique, caractéristiques esthétiques ou fonctionnelles, accessibilité, apprentissage, conditions de production, garantie de la rémunération équitable des producteurs, caractère innovant ou développement des approvisionnements directs de produits de l'agriculture etc.
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Délais d'exécution, conditions de livraison, service après-vente, etc.
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Organisation, qualifications et expérience du personnel : l'acheteur peut exclure de la procédure de passation d'un marché une personne qui n'a pas établi de plan de vigilance alors qu'elle y était obligée
L'acheteur peut se fonder sur un critère unique, par exemple :
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Le prix : à condition que le marché ait pour seul objet l'achat de services ou de fournitures standardisés dont la qualité ne change pas d'un fournisseur ou d'un prestataire à l'autre)
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Le coût déterminé selon une approche fondée sur le coût du cycle de vie
Les offres régulières, acceptables et appropriées vont être classées par ordre décroissant en appliquant les critères d'attribution prévus par l'acheteur.
Ces critères sont indiqués dans les documents de la consultation voire dans l'avis de marché et ne sont plus modifiés ensuite. Ils s'appliquent aussi aux variantes proposées.
Particularités selon la procédure
En cas de dialogue compétitif et pour un partenariat d'innovation, l'offre économiquement la plus avantageuse doit obligatoirement être choisie sur la base de plusieurs critères.
Si le marché est passé selon une procédure formalisée, les critères doivent être pondérés ou, en cas d'impossibilité, indiqués par ordre décroissant d'importance.
La pondération représente l'importance que l'acheteur accorde à chaque critère et indique aux candidats sur quels aspects ils doivent porter leur attention.
Ainsi, lorsque le critère du prix est pondéré à 80 %, c'est le montant de l'offre qui pèsera principalement pour le choix et moins le prix de l'offre sera élevé, plus elle aura de chances de l'emporter.
La pondération des critères peut être exprimée sous forme de fourchette avec un écart maximum.
Délai de validité de l'offre
Comme pour une proposition commerciale, l'offre a une période limitée de validité qui est fixée par l'acheteur dans l'avis de marché ou les documents de la consultation.
Le délai de validité débute à la date limite de réception des offres.
Si le délai expire avant la notification du marché, mais après la décision d'attribution, la procédure peut se poursuivre normalement.
En revanche, lorsque le délai expire avant la décision d'attribution du marché, les soumissionnaires n'ont plus l'obligation de maintenir leur offre, ce qui entraîne la fin de la procédure.
Toutefois, l'acheteur peut, avant l'expiration du délai de validité des offres, demander à tous les soumissionnaires de prolonger la durée de validité de leur offre. Pour que cette prolongation soit effective, tous les soumissionnaires doivent accepter. En cas de refus de l'un d'eux, la procédure est déclarée sans suite.
